Zanim wypełnisz wniosek
Firma to nie pomysł, tylko powtarzalna sprzedaż. Zanim cokolwiek zarejestrujesz, odpowiedz sobie na trzy pytania: kto konkretnie ma zapłacić, za co dokładnie i dlaczego u ciebie, a nie u kogoś, kto robi to od pięciu lat.
Drugi element to prosta arytmetyka. Policz koszty stałe działalności, czyli składki, ewentualny lokal, dojazdy, narzędzia i obsługę księgową. Następnie ustal cenę swojej usługi i sprawdź, ile zleceń miesięcznie musi się wydarzyć, żeby wyjść na zero. Jeżeli ta liczba wygląda nierealnie przy twoim czasie i lokalnym rynku, problem tkwi w modelu, a nie w braku klientów.
Wycena bywa tu najsłabszym punktem, bo początkujący zaniżają ceny z obawy przed brakiem zleceń, a potem nie mają z czego pokryć kosztów. Metodę liczenia rozpisujemy w tekście o tym, jak wycenić swoją usługę.
Sprawdzenie popytu małym kosztem
Popyt sprawdza się sprzedażą, a nie ankietą wśród znajomych. Deklaracja, że ktoś chętnie skorzysta, nic nie kosztuje i zwykle nic nie znaczy.
Najtańsze sposoby weryfikacji są cztery. Wykonaj kilka pierwszych zleceń dla realnych klientów, choćby po niższej cenie. Wystaw prostą ofertę w lokalnych grupach i portalach ogłoszeniowych i policz, ile było zapytań, a ile faktycznych zamówień. Porozmawiaj z kimś, kto już działa w tej branży w okolicy, o sezonowości i o tym, skąd bierze zlecenia. Sprawdź, ilu konkurentów działa w promieniu kilkunastu kilometrów i czym się różnią.
Zwróć uwagę na jeden wskaźnik: ile osób wraca albo poleca cię dalej. Przy usługach lokalnych to on decyduje o tym, czy firma utrzyma się po pierwszym roku. Jak systematycznie zbierać opinie, opisujemy w tekście o tym, jak zbierać opinie klientów.
Działalność nierejestrowana: kiedy wystarczy
Zanim założysz firmę, sprawdź, czy nie mieścisz się w działalności nierejestrowanej. To rozwiązanie dla drobnej sprzedaży: dopóki miesięczny przychód nie przekracza ustawowego limitu powiązanego z minimalnym wynagrodzeniem i przez ostatnie lata nie prowadziło się działalności, nie trzeba nic rejestrować ani płacić składek.
Mechanizm jest prosty. Prowadzisz uproszczoną ewidencję sprzedaży, wystawiasz rachunki na życzenie klienta, a przychód rozliczasz raz w roku w zeznaniu podatkowym. Przekroczenie limitu w danym miesiącu oznacza obowiązek rejestracji działalności w określonym terminie, więc przychody trzeba pilnować na bieżąco.
Są wyjątki. Działalność wymagająca koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej nie może być prowadzona w tej formie. Nie obejmuje ona też działalności w ramach spółki cywilnej.
Dla wielu osób to najlepszy pierwszy etap: pozwala przetestować pomysł przez kilka miesięcy bez kosztów stałych i bez ryzyka, że składki zjedzą całą marżę.
Rejestracja: jak to działa
Rejestracja jednoosobowej działalności odbywa się przez wniosek składany do centralnej ewidencji, online z użyciem profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego albo osobiście w dowolnym urzędzie gminy, także w Pabianicach. Wniosek jest bezpłatny.
Jeden formularz załatwia kilka spraw naraz: wpis do ewidencji, nadanie numeru identyfikacji podatkowej i statystycznego, wybór formy opodatkowania oraz zgłoszenie do ubezpieczeń. Zgłoszenie płatnika idzie automatycznie, ale zgłoszenie siebie jako osoby ubezpieczonej trzeba złożyć osobno w terminie liczonym od rozpoczęcia działalności, i to jest miejsce, w którym najczęściej powstaje luka.
We wniosku podaje się datę rozpoczęcia działalności. Można ustawić ją na przyszłość, co bywa rozsądne, gdy chce się zdążyć z przygotowaniami. Od tej daty biegną terminy i naliczają się składki, więc nie warto jej ustawiać zbyt wcześnie. Szczegóły całej procedury rozpisujemy w tekście o zakładaniu działalności gospodarczej.
Kody działalności, adres i nazwa
We wniosku wskazuje się kody opisujące rodzaj działalności. Wybiera się jeden przeważający oraz dowolną liczbę dodatkowych. Warto od razu wpisać także te, które planujesz w perspektywie roku, bo późniejsza zmiana wymaga aktualizacji wpisu. Kod przeważający ma znaczenie praktyczne, bo część branż podlega dodatkowym wymogom i wpływa na możliwość korzystania z niektórych form opodatkowania.
Adres do doręczeń i miejsce wykonywania działalności to dwie różne rubryki. Przy usługach wykonywanych u klienta stałego miejsca w ogóle nie trzeba wskazywać. Jeżeli działalność prowadzisz w mieszkaniu, sprawdź zapisy umowy najmu albo regulaminu spółdzielni, bo część działalności wymaga zgody. Gdy potrzebny jest lokal, przyda się tekst o tym, jak wybrać lokal na działalność.
Nazwa firmy osoby fizycznej musi zawierać imię i nazwisko, a człon opisowy jest dodatkiem. Zanim ją ustalisz, sprawdź, czy podobna nie działa już w okolicy i czy wolny jest adres internetowy.
Forma opodatkowania i po co księgowy
Do wyboru są trzy podstawowe formy. Skala podatkowa z dwoma progami pozwala odliczać koszty i korzystać z ulg rodzinnych oraz kwoty wolnej. Podatek liniowy oznacza jedną stawkę niezależnie od dochodu i opłaca się przy wysokich dochodach, ale odbiera część ulg. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych liczy się od przychodu bez odliczania kosztów, ma stawki zależne od rodzaju działalności i bywa najkorzystniejszy tam, gdzie kosztów jest mało, na przykład w usługach opartych głównie na własnej pracy.
Reguła kciuka jest taka: dużo kosztów przemawia za skalą lub liniowym, mało kosztów za ryczałtem. Formę wybiera się przy rejestracji, a zmienić można w terminie ustawowym na początku kolejnego roku, więc decyzja obowiązuje zwykle przez dwanaście miesięcy.
Osobna decyzja dotyczy podatku od towarów i usług. Do określonego limitu obrotu przysługuje zwolnienie podmiotowe, ale część branż jest z niego wyłączona z góry. Rejestracja jako podatnik czynny bywa opłacalna, gdy sprzedajesz innym firmom i masz duże zakupy, a nieopłacalna, gdy twoimi klientami są osoby prywatne.
Księgowość samodzielna czy biuro
Przy prostej działalności usługowej na ryczałcie, bez pracowników i bez podatku od towarów i usług, prowadzenie ewidencji samodzielnie w programie online jest w zasięgu każdego. Przy kosztach, magazynie, transakcjach zagranicznych, pracownikach albo statusie podatnika czynnego liczba możliwych pomyłek rośnie na tyle, że biuro rachunkowe zwykle kosztuje mniej niż konsekwencje błędu.
Nawet decydując się na samodzielne prowadzenie, warto raz zapłacić za konsultację przed rejestracją i ustalić trzy rzeczy: formę opodatkowania, kwestię podatku od towarów i usług oraz to, co można wrzucić w koszty w twojej branży. Porównanie obu wariantów rozpisujemy w tekście o tym, czy lepsze jest biuro rachunkowe czy samodzielna księgowość, a kryteria wyboru w poradniku o tym, jak wybrać biuro rachunkowe. Lokalne firmy z tej branży znajdziesz w kategorii księgowość.
Ulga na start i składki preferencyjne
Nowe firmy mają dwa mechanizmy obniżające obciążenia na starcie i warto rozumieć, jak następują po sobie.
Ulga na start zwalnia przez pierwsze pół roku ze składek na ubezpieczenia społeczne, przy czym składkę zdrowotną płaci się od początku. Przysługuje osobom, które zaczynają działalność po raz pierwszy albo po odpowiednio długiej przerwie i nie świadczą usług na rzecz byłego pracodawcy w zakresie, w jakim pracowały u niego wcześniej. Jest dobrowolna, więc można z niej zrezygnować.
Po niej przychodzą składki preferencyjne, liczone od obniżonej podstawy przez kolejne dwa lata. Później dochodzą dalsze mechanizmy dla małych firm, powiązane z poziomem przychodu.
Haczyk polega na tym, że niższa składka oznacza niższe świadczenia. W okresie ulgi na start nie ma ubezpieczenia chorobowego, więc nie przysługuje zasiłek chorobowy ani macierzyński. Przy składkach preferencyjnych zasiłki liczy się od obniżonej podstawy. Dla osoby planującej dziecko albo pracującej w warunkach ryzyka to argument, żeby świadomie zrezygnować z części ulg.
Konto firmowe i porządek w pieniądzach
Osoba fizyczna prowadząca działalność nie ma bezwzględnego obowiązku posiadania rachunku firmowego, ale w praktyce jest on niemal konieczny. Płatności między firmami powyżej ustawowego progu muszą iść przez rachunek, a przy transakcjach z podatnikami czynnymi liczy się obecność numeru rachunku w wykazie prowadzonym przez administrację skarbową. Regulaminy większości banków zakazują też używania konta prywatnego do celów firmowych.
Niezależnie od przepisów rozdzielenie pieniędzy prywatnych i firmowych jest podstawą porządku. Bez tego po trzech miesiącach nie da się ustalić, ile firma faktycznie zarobiła.
Wprowadź od pierwszego dnia trzy nawyki: każdy dokument kosztowy trafia w jedno miejsce tego samego dnia, faktury wystawiasz z jednego programu z ciągłą numeracją, a raz w miesiącu odkładasz na osobne subkonto pieniądze na podatek i składki. Ten trzeci nawyk ratuje najwięcej firm w pierwszym roku.
Pierwsi klienci i najczęstsze błędy
Pierwsze zlecenia przy usługach lokalnych przychodzą zwykle z trzech źródeł: z poleceń, z widoczności w internecie, w tym w mapach i katalogach lokalnych, oraz z bezpośredniego kontaktu z firmami, które mogą cię podzlecać. Reklama płatna na starcie rzadko ma sens, dopóki nie wiadomo, co konkretnie sprzedaje się najlepiej.
Przygotuj jedną prostą ofertę na piśmie, z jasnym zakresem, ceną i terminem. To narzędzie, które odróżnia firmę od osoby dorabiającej, a jego konstrukcję opisujemy w tekście o tym, jak napisać ofertę dla klienta.
- rejestracja przed sprawdzeniem, czy ktokolwiek zapłaci za usługę
- brak odłożonych pieniędzy na podatek i składki, przez co drugi kwartał zaczyna się od długu
- zaniżanie cen na starcie i późniejszy problem z ich podniesieniem u tych samych klientów
- brak umowy przy większych zleceniach i ustalenia zakresu wyłącznie ustnie
- świadczenie usług dla byłego pracodawcy w zakresie dotychczasowych obowiązków, co odbiera prawo do ulg
- zaniedbanie terminu zgłoszenia do ubezpieczenia po rejestracji wpisu
Jeżeli firma ma być częścią większej zmiany zawodowej, przemyśl kolejność całego przedsięwzięcia, o czym piszemy w tekście o tym, jak wygląda zmiana branży po trzydziestce.
