Po czym poznać dobre biuro już przy pierwszej rozmowie
Najlepszy test to pierwsze spotkanie. Rzetelne biuro zadaje pytania, zanim poda cenę: czym się zajmujesz, ilu masz kontrahentów, czy sprzedajesz za granicę, czy zatrudniasz, ile faktur miesięcznie wystawiasz i ile dostajesz. Bez tych informacji cena jest zgadywanką, a zgadywanka zamienia się później w dopłaty.
Drugi sygnał to konkretność w opisie tego, kto faktycznie będzie prowadził twoje księgi. W małych biurach właściciel robi wszystko sam, w większych masz przypisaną osobę. Obie opcje bywają dobre, zła jest tylko sytuacja, w której nikt nie potrafi powiedzieć, kto odpowiada za twoją teczkę.
Trzeci sygnał to branża. Księgowość transportu, gastronomii, handlu internetowego i budowlanki różni się szczegółami, które kosztują. Zapytaj wprost, ilu klientów z twojej branży biuro obsługuje. Warto też przejrzeć oferty w kategorii biura rachunkowe w Pabianicach i okolicy i porównać kilka propozycji, zamiast brać pierwszą z brzegu.
Co mieści się w abonamencie, a za co dopłacisz
Abonament to najczęściej stała kwota za miesiąc obsługi przy założonym limicie dokumentów. Problem w tym, że każde biuro rozumie przez to coś nieco innego, a różnice widać dopiero na fakturze za trzeci miesiąc współpracy.
- W standardzie zwykle są: księgowanie faktur, plik JPK, deklaracje VAT, wyliczenie zaliczki na podatek, składki ZUS właściciela
- Osobno płatne bywają: kadry i płace za każdego pracownika, rozliczenie roczne, korekty za okresy sprzed umowy
- Dopłata pojawia się przy przekroczeniu limitu dokumentów, licząc zwykle za każdy dokument ponad próg
- Reprezentacja podczas kontroli, wnioski o zaświadczenia i pisma do urzędu to najczęściej odrębna stawka godzinowa
- Rozliczenia zagraniczne, kasa fiskalna, środki trwałe i leasingi potrafią podnosić abonament o jeden próg
Poproś o cennik na piśmie, z limitem dokumentów podanym liczbowo. Zdanie o rozsądnej liczbie faktur nie jest limitem, tylko zaproszeniem do sporu.
Orientacyjne stawki w Pabianicach i gminach obok
Ceny zależą od formy opodatkowania i liczby dokumentów, ale widełki dla małej firmy z okolicy są dość powtarzalne. Ryczałt bez VAT przy kilkunastu dokumentach to zwykle od 150 do 300 zł miesięcznie. Księga przychodów i rozchodów z VAT to najczęściej od 250 do 550 zł. Pełna księgowość spółki zaczyna się zazwyczaj od 700 do 900 zł i rośnie wraz z liczbą operacji.
Kadry i płace liczy się osobno, zwykle od 40 do 90 zł za pracownika miesięcznie. Rozliczenie roczne przedsiębiorcy to często od 150 do 400 zł, o ile nie wchodzi w abonament. Jednorazowe uporządkowanie zaległości bywa wyceniane godzinowo, przeważnie od 100 do 200 zł za godzinę pracy.
Najtańsza oferta w okolicy rzadko jest najtańsza po roku. Jeśli cena odstaje w dół o połowę od reszty rynku, sprawdź limit dokumentów i listę usług dodatkowych, bo zwykle to tam ukryta jest różnica.
Odpowiedzialność biura i polisa, której warto zażądać
Biuro rachunkowe ma obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy prowadzeniu działalności. To nie jest uprzejmość wobec klienta, tylko wymóg, i każde biuro powinno bez oporu pokazać aktualną polisę wraz z sumą gwarancyjną oraz datą ważności.
Zapytaj też, czy polisa obejmuje kadry i płace oraz doradztwo, bo bywają to zakresy dokupywane osobno. Sama polisa nie zwalnia cię z odpowiedzialności wobec urzędu, podatnikiem pozostajesz ty, ale daje realną ścieżkę odzyskania pieniędzy, gdy biuro zawini.
W umowie sprawdź, czy nie ma zapisu ograniczającego odpowiedzialność biura do wysokości jednego miesięcznego wynagrodzenia. Taki zapis potrafi zamienić polisę w ozdobę, bo szkoda przy przegapionym terminie bywa wielokrotnie wyższa.
Kiedy masz poznać kwotę podatku i składek
Termin zapłaty zaliczki na podatek dochodowy i podatku VAT przypada na dwudziesty piąty dzień miesiąca, a składki ZUS płaci się do dwudziestego dnia miesiąca. Biuro powinno podać ci kwoty z takim wyprzedzeniem, żebyś zdążył zebrać środki, a nie w dniu przelewu po południu.
Rozsądny standard to informacja najpóźniej trzy dni robocze przed terminem, przy założeniu, że dostarczyłeś dokumenty w umówionym czasie. Ten czas dostarczenia też powinien być w umowie, zwykle jest to piąty albo dziesiąty dzień miesiąca.
Ustal formę przekazywania kwot. Wiadomość z rozbiciem na podatek, VAT i składki jest znacznie wygodniejsza niż telefon z jedną liczbą, bo zostaje ślad, do którego wracasz przy pytaniach z urzędu.
Komunikacja, czyli rzecz, która najczęściej psuje współpracę
Większość konfliktów z biurami nie dotyczy księgowania, tylko milczenia. Zapytaj na starcie o godziny kontaktu, kanał podstawowy i deklarowany czas odpowiedzi. Odpowiedź w ciągu jednego dnia roboczego to rozsądny standard dla spraw zwykłych.
Sprawdź też, co dzieje się w okresach szczytu, czyli w styczniu, przy rozliczeniu rocznym i w okolicach terminów miesięcznych. Biuro, które w tych tygodniach znika na tydzień, będzie znikać co roku.
Zapisuj ustalenia w wiadomościach, nawet jeśli zapadły przez telefon. Krótkie potwierdzenie treści rozmowy chroni obie strony i bardzo upraszcza rozmowę, gdyby doszło do sporu o to, kto o czym wiedział.
Umowa: zapisy, które warto przeczytać dwa razy
Umowa z biurem rachunkowym bywa krótka, ale kilka punktów decyduje o wszystkim. Poza ceną i limitem dokumentów sprawdź okres wypowiedzenia, moment przekazania dokumentacji, zakres pełnomocnictw oraz zasady przetwarzania danych osobowych twoich pracowników.
- Okres wypowiedzenia: jeden miesiąc ze skutkiem na koniec miesiąca jest normą, trzy miesiące to już zapis na twoją niekorzyść
- Termin dostarczania dokumentów przez ciebie oraz skutek spóźnienia, najlepiej opisany kwotowo
- Lista czynności dodatkowych z cenami, żeby dopłaty nie były niespodzianką
- Zasady wydania dokumentacji po zakończeniu współpracy, z terminem liczonym w dniach
- Umowa powierzenia przetwarzania danych, wymagana, jeśli biuro obsługuje twoje kadry
Jeżeli któryś zapis budzi wątpliwość, opłaca się jednorazowa konsultacja u prawnika. O tym, jak dobrać kancelarię i ile to kosztuje, piszemy w tekście jak wybrać kancelarię prawną.
Sygnały, że pora zmienić biuro
Nie każda niedogodność jest powodem do zmiany, ale kilka rzeczy powinno zapalić czerwoną lampkę. Pierwsza to powtarzające się kwoty podatku podawane w ostatniej chwili. Druga to brak odpowiedzi na pisma z urzędu albo dowiadywanie się o wezwaniu od samego urzędu, a nie od biura.
Trzecia to błędy, które ty wychwytujesz jako pierwszy, zwłaszcza w wynagrodzeniach pracowników i w rozliczeniu VAT. Czwarta to unikanie odpowiedzi na pytanie, dlaczego kwota wyszła tak, a nie inaczej. Księgowość nie jest magią i da się ją wytłumaczyć zrozumiałym językiem.
Jeśli zastanawiasz się, czy w twojej sytuacji biuro w ogóle jest potrzebne, porównaj koszty i ryzyko w artykule biuro rachunkowe czy samodzielna księgowość.
Rozstanie i wydanie dokumentów krok po kroku
Zmiana biura w trakcie roku jest możliwa i wcale nie musi być bolesna, o ile zachowasz kolejność. Najpierw znajdź nowe biuro i ustal datę przejęcia, najlepiej od pierwszego dnia miesiąca. Dopiero potem wypowiedz starą umowę, żeby nie zostać bez obsługi w środku terminów.
- Wypowiedz umowę na piśmie i zachowaj potwierdzenie nadania albo odbioru
- Poproś o protokół zdawczo odbiorczy z wykazem teczek, plików i okresów, których dotyczą
- Odbierz dokumenty źródłowe, księgi, rejestry VAT, ewidencje środków trwałych i akta pracownicze
- Poproś o eksport danych z programu księgowego w formacie, który przyjmie nowe biuro
- Odwołaj pełnomocnictwo drukiem OPL-1 i zaktualizuj dostęp do rachunku, jeśli biuro go miało
Dokumenty są twoją własnością, biuro je tylko przechowuje. Odmowa wydania z powodu sporu o fakturę nie ma podstaw, choć zaległość i tak lepiej uregulować, żeby nie mieszać dwóch spraw.
Co zrobić w pierwszym miesiącu z nowym biurem
Pierwszy miesiąc decyduje o tonie całej współpracy. Umów krótkie spotkanie startowe, na którym ustalicie sposób przekazywania dokumentów, listę powtarzalnych kosztów oraz to, kto pilnuje terminów płatności. Ustal jedną osobę do kontaktu po obu stronach.
Poproś nowe biuro o przegląd otwarcia, czyli sprawdzenie sald, zaległości i ewentualnych korekt z poprzednich okresów. Lepiej zapłacić za kilka godzin pracy na starcie, niż odkryć problem przy kontroli dwa lata później.
Jeśli dopiero zaczynasz i wybór formy opodatkowania jest przed tobą, warto zestawić to z tekstem zakładanie działalności gospodarczej, a przy pierwszym lokalu z poradnikiem jak wybrać lokal na działalność.