Zanim złożysz wniosek: czy na pewno potrzebujesz firmy
Jeżeli dopiero testujesz pomysł i przychody będą niewielkie, sprawdź najpierw działalność nierejestrowaną. To rozwiązanie dla osób, których miesięczny przychód nie przekracza limitu powiązanego z minimalnym wynagrodzeniem. Limit zmienia się razem z płacą minimalną, więc jego aktualną wartość sprawdź na stronie biznes.gov.pl przed podjęciem decyzji.
Działalność nierejestrowana nie wymaga wpisu do CEIDG ani składek na ubezpieczenia społeczne, a przychód rozlicza się w rocznym zeznaniu podatkowym. Nie obejmuje jednak branż wymagających koncesji, zezwoleń albo wpisu do rejestru działalności regulowanej.
Firma ma sens wtedy, gdy planujesz stałą sprzedaż, chcesz wystawiać faktury z numerem NIP, potrzebujesz kosztów uzyskania przychodu albo klienci biznesowi wymagają od ciebie formalnego statusu przedsiębiorcy.
Wniosek CEIDG pole po polu
Wniosek składa się przez internet, podpisując go profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo przez bankowość elektroniczną. Można też wypełnić go w Urzędzie Miejskim w Pabianicach lub w urzędzie gminy. Rejestracja jest bezpłatna, a każda strona, która żąda za nią opłaty, po prostu na tobie zarabia.
- nazwa firmy, która obowiązkowo zawiera twoje imię i nazwisko, reszta jest dowolna
- data rozpoczęcia działalności, od której liczą się zobowiązania wobec ZUS
- kody PKD: jeden przeważający i dowolna liczba dodatkowych
- adres do doręczeń oraz stałe miejsce wykonywania działalności, jeśli takie masz
- forma opodatkowania: skala podatkowa, podatek liniowy albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
- rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej i dane biura rachunkowego, jeśli je wybierasz
- numer rachunku bankowego wykorzystywanego w działalności
- zgłoszenie do ubezpieczeń, które trafia do ZUS jako osobny formularz
Data rozpoczęcia to pole, które warto przemyśleć. Jeśli wpiszesz pierwszy dzień miesiąca, składki liczą się za cały miesiąc. Jeśli zaczynasz w połowie miesiąca, część składek podlega proporcjonalnemu obniżeniu, ale nie dotyczy to każdej z nich w ten sam sposób. Zapytaj o to księgową przed złożeniem wniosku, bo zmiana daty wstecz nie jest już możliwa.
Kody PKD: jeden główny, reszta zapasowa
Kod przeważający wpływa na kilka rzeczy naraz: na możliwość korzystania z ryczałtu i jego stawkę, na obowiązek posiadania kasy fiskalnej, a czasem na wymóg uzyskania zezwolenia. Wybieraj go po tym, z czego faktycznie będzie pochodzić większość przychodu, a nie po tym, co brzmi najbardziej ambitnie.
Kody dodatkowe są darmowe i można je dopisać na zapas, ale bez przesady. Zbyt szeroka lista utrudnia potem wykazanie, że dana usługa mieści się w twojej głównej działalności, a przy niektórych kodach pojawiają się dodatkowe obowiązki, na przykład wpis do rejestru działalności regulowanej.
Zmiana kodów jest bezpłatna i odbywa się przez aktualizację wniosku CEIDG. Masz na to określony czas od dnia zmiany, więc nie zostawiaj tego na koniec roku.
Formy opodatkowania i kiedy która się opłaca
Do wyboru są trzy formy. Skala podatkowa ma kwotę wolną i dwa progi, pozwala rozliczać koszty i korzystać z ulg rodzinnych oraz wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Podatek liniowy ma jedną stawkę niezależnie od dochodu, także pozwala rozliczać koszty, ale odbiera większość ulg. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych liczy się od przychodu, bez odejmowania kosztów, za to według niższych stawek zależnych od rodzaju usługi.
Mechanizm wyboru jest dość prosty. Jeśli masz wysokie koszty, na przykład kupujesz materiały, towar albo sprzęt, koszty mają wartość, więc skala albo liniowy wypadają lepiej. Jeśli sprzedajesz przede wszystkim swoją pracę i prawie nie masz kosztów, ryczałt zwykle wygrywa. Przy niskim dochodzie skala z kwotą wolną bywa najkorzystniejsza.
Do rachunku trzeba doliczyć składkę zdrowotną, bo w każdej z form liczy się ją inaczej i potrafi ona odwrócić wynik. Stawki podatkowe, progi oraz zasady liczenia składki zdrowotnej bywają zmieniane, więc aktualne wartości sprawdź na podatki.gov.pl albo poproś o wyliczenie księgową. Formę opodatkowania da się zmienić na kolejny rok, a w niektórych sytuacjach także w trakcie roku, w terminie wskazanym w przepisach.
VAT: zwolnienie, limit i dobrowolna rejestracja
Domyślnie korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT, dopóki wartość sprzedaży nie przekroczy ustawowego limitu rocznego. W pierwszym roku działalności limit liczy się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia firmy. Konkretną kwotę limitu sprawdź w aktualnym brzmieniu ustawy o VAT, bo była ona w ostatnich latach podnoszona.
Są branże, w których zwolnienie nie przysługuje niezależnie od obrotu. Dotyczy to między innymi doradztwa, usług prawniczych, jubilerstwa oraz sprzedaży niektórych towarów. Sprawdź swoją działalność zanim założysz, że pierwszy rok będzie bez VAT.
Dobrowolna rejestracja bywa opłacalna, gdy sprzedajesz głównie firmom i kupujesz dużo towarów lub sprzętu, bo odliczasz podatek naliczony. Jeśli twoimi klientami są osoby prywatne, VAT podnosi cenę końcową i zwykle lepiej zostać przy zwolnieniu. Więcej o tym, co da się prowadzić samodzielnie, a co lepiej oddać, opisuje tekst biuro rachunkowe czy samodzielna księgowość.
Składki: ulga na start, preferencyjne składki i Mały ZUS Plus
System wsparcia dla nowych firm składa się z trzech następujących po sobie etapów. Ulga na start zwalnia z części składek przez pierwsze pełne miesiące działalności i obejmuje wyłącznie składkę zdrowotną. Po niej przychodzą składki preferencyjne, liczone od obniżonej podstawy, przez kolejne dwa lata. Później można wejść w Mały ZUS Plus, w którym podstawa zależy od dochodu z poprzedniego roku.
Warunki nie są automatyczne. Ulga na start nie przysługuje, jeśli w ostatnich latach prowadziłeś działalność albo jeśli będziesz świadczyć usługi na rzecz byłego pracodawcy w zakresie odpowiadającym temu, co robiłeś na etacie. Mały ZUS Plus ma limit przychodu i ograniczoną liczbę lat korzystania.
Warto pamiętać, że rezygnacja ze składek społecznych oznacza brak okresu składkowego oraz brak zasiłku chorobowego i macierzyńskiego. Dla osoby planującej rodzinę albo pracującej fizycznie to argument przeciw uldze. Wysokości podstaw i składek zmieniają się co roku, więc aktualne kwoty sprawdź na zus.pl.
Konto firmowe, biała lista i płatności
Przepisy nie nakazują jednoosobowej firmie zakładania konta firmowego. Nakazują natomiast, żeby rachunek wskazany w CEIDG był rachunkiem, którego posiadaczem jesteś ty jako przedsiębiorca. Wiele banków w regulaminach zabrania używania konta osobistego do działalności, więc w praktyce konto firmowe i tak się zakłada.
Rachunek zgłoszony w CEIDG trafia do wykazu podatników VAT, czyli białej listy. Kontrahenci sprawdzają tam numer przed przelewem, a płatność na rachunek spoza wykazu rodzi dla nich konsekwencje podatkowe. Jeśli zmieniasz bank, zaktualizuj wpis od razu.
Osobne konto ma też sens porządkowy: łatwiej wskazać koszty, prościej rozliczyć rok i szybciej przekazać wyciągi księgowej. Ofertę rachunków dla firm porównasz u lokalnych placówek z kategorii banki i ubezpieczenia, zwracając uwagę na warunki utrzymania zerowej opłaty.
Kasa fiskalna: kto musi ją mieć
Kasa fiskalna dotyczy sprzedaży na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych. Sprzedaż wyłącznie firmom kasy nie wymaga. Jeśli sprzedajesz osobom prywatnym, obowiązuje limit obrotu, po którego przekroczeniu kasa staje się konieczna, liczony proporcjonalnie w pierwszym roku.
Niezależnie od limitu istnieje lista branż, w których kasa jest obowiązkowa od pierwszej złotówki. Znajdują się na niej między innymi usługi fryzjerskie i kosmetyczne, naprawa pojazdów, wymiana opon, usługi gastronomiczne, przewóz osób oraz doradztwo podatkowe. Aktualny wykaz wyłączeń publikowany jest w rozporządzeniu, które bywa zmieniane co dwa lata.
Obecnie stosuje się kasy online, przesyłające dane do systemu skarbowego. Koszt urządzenia zaczyna się od około 900 zł za prosty model, a na fiskalizację i przegląd doliczysz od 100 do 300 zł rocznie. Do części zakupów przysługuje ulga odliczana od podatku, na zasadach opisanych w przepisach o VAT.
Pierwsze obowiązki po rejestracji
Wpis w CEIDG to początek, a nie koniec formalności. Poniższe zadania załatwia się w pierwszych dniach i tygodniach działalności.
- zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS na właściwym formularzu, w terminie siedmiu dni od rozpoczęcia działalności
- zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli nie mają własnego tytułu
- rejestracja do VAT przed pierwszą sprzedażą, jeśli zwolnienie ci nie przysługuje
- założenie rachunku firmowego i wpisanie go do CEIDG
- uruchomienie ewidencji: książki przychodów i rozchodów albo ewidencji przychodów przy ryczałcie
- sprawdzenie, czy branża wymaga zezwolenia, koncesji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej
- przygotowanie wzoru umowy i regulaminu, jeśli sprzedajesz konsumentom przez internet
- opłacenie pierwszej składki i pierwszej zaliczki na podatek w terminach ustawowych
Jeśli będziesz zatrudniać, dochodzą kolejne obowiązki: zgłoszenie pracownika, badania wstępne, szkolenie z zakresu bezpieczeństwa pracy i prowadzenie akt osobowych. Przy pierwszej umowie warto skonsultować jej treść z kimś z kategorii prawnik, bo poprawka wzorca kosztuje mniej niż spór z byłym pracownikiem.
Koszty startu i moment na biuro rachunkowe
Sama rejestracja jest darmowa, ale start firmy usługowej w Pabianicach kosztuje zwykle od 1500 do 5000 zł, licząc sprzęt, materiały, ubezpieczenie i pierwsze miesiące obsługi księgowej. Prowadzenie księgowości przy ryczałcie i niewielkiej liczbie dokumentów to wydatek rzędu 150 do 300 zł miesięcznie, przy księdze przychodów i rozchodów z VAT od 250 do 500 zł, a przy zatrudnianiu doliczysz od 40 do 80 zł za każdego pracownika.
Samodzielne prowadzenie ewidencji ma sens przy ryczałcie, kilku fakturach miesięcznie i braku VAT. Gdy pojawia się VAT, sprzedaż zagraniczna, środki trwałe albo pracownicy, koszt błędu szybko przewyższa oszczędność na abonamencie.
Jeżeli zakładasz firmę po zmianie zawodu, zajrzyj też do tekstu o kursach zawodowych i zmianie branży, bo część szkoleń da się rozliczyć jako koszt już po rejestracji działalności.
