Od czego zależy koszt obsługi
Cena usługi księgowej rośnie wraz z trzema rzeczami: liczbą dokumentów w miesiącu, statusem VAT i liczbą zatrudnionych osób. Forma prawna też ma znaczenie, bo spółka z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga pełnych ksiąg, a to zupełnie inny nakład pracy niż podatkowa księga przychodów i rozchodów.
Znaczenie ma także branża. Firma handlująca towarem z zagranicy, rozliczająca transakcje wewnątrzwspólnotowe i prowadząca magazyn wymaga więcej pracy niż usługodawca wystawiający cztery faktury miesięcznie.
Trzeci czynnik to jakość dokumentów. Segregator dostarczony na czas, w komplecie i uporządkowany, zwykle mieści się w cenie podstawowej. Reklamówka przyniesiona dziesiątego dnia miesiąca zwykle oznacza dopłatę.
Ile kosztuje biuro rachunkowe w Pabianicach
Widełki obowiązujące na naszym terenie wyglądają zwykle tak.
- Ryczałt, bez VAT, do 10 dokumentów: od 150 do 250 zł miesięcznie.
- Ryczałt z VAT, do 20 dokumentów: od 250 do 400 zł miesięcznie.
- KPiR bez VAT, do 20 dokumentów: od 200 do 350 zł miesięcznie.
- KPiR z VAT, do 40 dokumentów: od 350 do 600 zł miesięcznie.
- Pełna księgowość spółki: od 800 do 2500 zł miesięcznie.
- Obsługa kadrowo płacowa: od 50 do 100 zł za pracownika miesięcznie.
- Roczne zeznanie podatkowe poza abonamentem: od 150 do 500 zł.
- Założenie działalności i rejestracja do VAT: od 100 do 300 zł jednorazowo.
Do tego dochodzą pozycje rozliczane osobno: korekty deklaracji z winy klienta, reprezentowanie przed urzędem, sporządzenie zaświadczeń do banku czy wnioski o zaświadczenie o niezaleganiu. Warto poznać ten cennik przed podpisaniem umowy, a nie po.
Kiedy samodzielna księgowość ma sens
Samodzielne prowadzenie księgowości jest realne przy prostej działalności: ryczałt lub KPiR, brak pracowników, kilka faktur miesięcznie, brak transakcji zagranicznych.
Programy księgowe dla mikrofirm kosztują od zera do około stu złotych miesięcznie i prowadzą użytkownika przez kolejne kroki. Przy czterech fakturach w miesiącu opanowanie ich zajmuje kilka wieczorów.
Granica przebiega tam, gdzie zaczyna się VAT, zatrudnienie albo transakcje z zagranicą. Wtedy koszt błędu przekracza oszczędność, a błędy w VAT bywają kosztowne i trudne do naprawienia wstecz.
Warto też uczciwie policzyć czas. Jeśli samodzielna księgowość zajmuje Ci sześć godzin miesięcznie, a Twoja stawka to sto złotych za godzinę, to biuro za trzysta złotych jest po prostu tańsze.
Kto odpowiada za błąd
To pytanie zadaje zbyt mało przedsiębiorców. Zasada jest twarda: wobec urzędu skarbowego i ZUS odpowiada podatnik, czyli Ty, niezależnie od tego, kto prowadzi księgi.
Biuro odpowiada wobec Ciebie na zasadach określonych w umowie oraz z tytułu obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, które biura rachunkowe muszą posiadać.
Praktyczny wniosek jest taki, że warto poprosić o kopię polisy i sprawdzić sumę gwarancyjną. Warto też, by umowa jasno mówiła, że biuro pokrywa odsetki i kary powstałe z jego winy.
Sam fakt korzystania z biura nie zwalnia Cię z obowiązku pilnowania, czy podatki zostały zapłacone. Warto raz w miesiącu zajrzeć na swoje konto podatkowe w serwisie e-Urząd Skarbowy.
Na co patrzeć w umowie
Umowa z biurem rachunkowym bywa jednostronicowa, a powinna regulować kilka konkretnych rzeczy.
- Zakres usług: co dokładnie wchodzi w abonament, a co jest płatne dodatkowo.
- Terminy: do kiedy dostarczasz dokumenty i do kiedy biuro informuje Cię o wysokości podatku.
- Forma przekazywania dokumentów: papier, skan, system online.
- Odpowiedzialność za odsetki i kary powstałe z winy biura.
- Zasady wypowiedzenia i wydania dokumentacji po zakończeniu współpracy.
- Kto reprezentuje firmę przed urzędem i czy wymaga to osobnego pełnomocnictwa.
Najważniejszy jest punkt o wydaniu dokumentacji. Zdarza się, że przy rozstaniu w złej atmosferze wydanie segregatorów przeciąga się tygodniami, a Ty nie możesz w tym czasie rozliczyć firmy. Zapis o terminie wydania rozwiązuje problem, zanim powstanie.
Sygnały, że warto zmienić biuro
Pierwszy to brak kontaktu. Jeśli nie możesz dodzwonić się przed terminem płatności podatku, to nie jest kwestia charakteru, tylko organizacji pracy.
Drugi to informowanie o kwocie podatku w ostatniej chwili. Rzetelne biuro podaje kwoty z kilkudniowym wyprzedzeniem, żebyś zdążył zapewnić środki.
Trzeci to brak inicjatywy. Księgowy, który nie zwraca uwagi, że przy Twoich przychodach opłacalna byłaby inna forma opodatkowania albo że zbliżasz się do progu VAT, wykonuje tylko część pracy, za którą płacisz.
Zmiana biura jest najprostsza z początkiem roku podatkowego, ale możliwa w każdym momencie. Wymaga przekazania dokumentacji i zmiany pełnomocnictw.
Biura rachunkowe z naszego terenu znajdziesz w kategorii księgowość, a przy sprawach spornych przyda się kategoria prawnik oraz poradnik o kosztach pomocy prawnej.
