Dlaczego wycena na oko prawie zawsze wychodzi za nisko
Podstawowym błędem jest porównywanie stawki firmowej do dawnej pensji netto. Na etacie pracodawca płacił składki, urlop, chorobowe, sprzęt, szkolenia i czas, w którym nie było zleceń. W firmie wszystkie te pozycje pokrywasz z tej samej faktury, więc godzina musi być wielokrotnie droższa, żeby wyszło na to samo.
Drugi błąd to liczenie tylko czasu spędzonego u klienta. Dojazd, zakup materiałów, wycena, telefony, faktury i reklamacje też są pracą, tylko nikt za nie nie płaci osobno. Muszą być doliczone do stawki za godziny sprzedane.
Trzeci błąd jest psychologiczny. Początkujący ustawiają cenę na poziomie, przy którym nikt nie odmówi, i traktują pełny kalendarz jako dowód sukcesu. Pełny kalendarz przy zbyt niskiej stawce to jedynie szybsza droga do wypalenia.
Koszt godziny pracy liczony uczciwie
Rachunek ma trzy elementy: ile pieniędzy musisz wyjąć z firmy miesięcznie, ile firma kosztuje sama z siebie i ile godzin jesteś w stanie sprzedać. Zaczyna się od dołu, czyli od kwoty, którą musisz przelać na życie.
- Wypisz kwotę, jaką potrzebujesz na rękę miesięcznie, łącznie z odkładaniem na urlop i na chorobę
- Dolicz podatek i składki, przy jednoosobowej działalności to znacząca część kwoty brutto
- Dodaj wszystkie koszty stałe firmy z kolejnej sekcji
- Dodaj amortyzację sprzętu, czyli odłożenie na jego odtworzenie za kilka lat
- Podziel sumę przez liczbę godzin, które realnie sprzedajesz w miesiącu
- Do wyniku dolicz margines na przestoje i na zlecenia, które okażą się trudniejsze niż wycena
Wynik takiego rachunku zwykle zaskakuje. W usługach technicznych stawki godzinowe w Pabianicach i okolicy mieszczą się orientacyjnie w przedziale od osiemdziesięciu do stu osiemdziesięciu zł za godzinę pracy, w zależności od branży, sprzętu i tego, czy praca wymaga uprawnień. Jeżeli twój rachunek wychodzi znacznie poniżej dolnej granicy, gdzieś w kalkulacji brakuje pozycji.
Koszty stałe, o których się zapomina
Koszty stałe biegną niezależnie od tego, czy w danym miesiącu masz zlecenia. To one decydują o tym, ile musisz zarobić, zanim zaczniesz zarabiać.
- Składki ZUS i składka zdrowotna, w wysokości zależnej od formy opodatkowania i stażu firmy
- Obsługa księgowa, przy małej firmie od stu pięćdziesięciu do trzystu pięćdziesięciu zł miesięcznie
- Telefon, internet i programy do faktur, zwykle od stu do trzystu zł
- Auto: rata albo amortyzacja, ubezpieczenie, przeglądy, opony i paliwo
- Ubezpieczenie OC działalności oraz ubezpieczenie sprzętu
- Narzędzia i materiały eksploatacyjne zużywane w trakcie pracy
- Szkolenia, uprawnienia i ich okresowe odnawianie
- Reklama, wizytówki i obecność w katalogach
Sumę tych pozycji podziel przez liczbę sprzedanych godzin, a otrzymasz koszt stały doliczany do każdej godziny pracy. Przy jednoosobowej firmie to często kilkadziesiąt złotych za godzinę, zanim policzysz cokolwiek dla siebie. Jeżeli nie masz tych liczb pod ręką, zacznij od uporządkowania ewidencji i sprawdź, czy nie taniej wyjdzie zlecić to na zewnątrz, korzystając z porównania biuro rachunkowe czy samodzielna księgowość oraz z listy firm w kategorii księgowość.
Ile godzin naprawdę da się sprzedać
To jest liczba, która wywraca większość kalkulacji. Miesiąc roboczy ma około stu sześćdziesięciu godzin, ale w jednoosobowej firmie usługowej sprzedaje się realnie od stu do stu czterdziestu, a przy usługach wyjazdowych z dużą liczbą krótkich zleceń nawet mniej.
Reszta czasu idzie na dojazdy między klientami, zakupy w hurtowni, wyceny, które nie zamieniły się w zlecenie, rozmowy telefoniczne, rozliczenia i poprawki. Ten czas jest częścią pracy i musi być pokryty z tych godzin, za które ktoś płaci.
Dodaj do tego urlop i chorobę. Jeżeli planujesz cztery tygodnie wolnego w roku, roczna liczba sprzedanych godzin spada o kolejne kilka procent, a koszty stałe biegną dalej.
Za czas czy za efekt
Wycena godzinowa jest uczciwa i przejrzysta, ale karze za doświadczenie. Im szybciej pracujesz, tym mniej zarabiasz na tym samym zleceniu, a klient dostaje sygnał, że opłaca mu się pilnować zegarka.
Wycena za efekt, czyli za wykonaną usługę albo za metr, jednostkę czy sztukę, premiuje sprawność i jest wygodniejsza dla klienta, bo zna kwotę z góry. Wymaga jednak dobrej znajomości własnego tempa, inaczej pierwszy trudniejszy przypadek zjada całą marżę.
W praktyce najlepiej działa model mieszany. Typowe, powtarzalne prace mają cenę ryczałtową, a wszystko poza standardem jest rozliczane godzinowo według podanej stawki. Ten podział zapisany w ofercie ucina większość późniejszych dyskusji.
Niezależnie od modelu cena musi być podana razem z zakresem. Sposób zapisania jednego i drugiego opisuje tekst o tym, jak napisać ofertę dla klienta.
Jak sprawdzić, czy twoja cena mieści się w rynku
Porównanie z konkurencją ma sens jako kontrola, a nie jako punkt wyjścia. Jeżeli twoja policzona stawka wypada wyraźnie powyżej rynku, sprawdź, czy nie masz zbyt niskiej liczby sprzedanych godzin albo kosztu, który da się obniżyć. Jeżeli wypada wyraźnie poniżej, prawdopodobnie o czymś zapomniałeś.
Praktycznym testem jest odsetek akceptowanych ofert. Jeżeli wszyscy klienci zgadzają się od razu i nikt nie pyta o cenę, jesteś za tani. Jeżeli akceptowana jest mniej niż co czwarta wycena, sprawdź nie tylko kwotę, ale i sposób jej przedstawienia, bo często problemem jest brak rozbicia na pozycje.
Zdrowy poziom w usługach lokalnych to sytuacja, w której część klientów odchodzi z powodu ceny i to jest w porządku. Firma, która wygrywa wszystkie zlecenia, konkuruje wyłącznie ceną i nie ma z czego odkładać na sprzęt ani na gorszy sezon.
Podnoszenie cen istniejącym klientom
To najbardziej stresująca część prowadzenia firmy usługowej i najczęściej odkładana. Tymczasem odkładanie pogarsza sytuację, bo po trzech latach bez zmian trzeba podnieść ceny skokowo, a to klienci znoszą znacznie gorzej niż regularne korekty.
Zasady, które działają, są proste. Uprzedź z wyprzedzeniem, najlepiej miesięcznym. Podaj nową cenę wprost, bez tłumaczenia się i bez litanii usprawiedliwień. Jeśli podajesz powód, niech to będzie jeden konkret, na przykład wzrost cen materiałów albo kosztów dojazdu. Nowe stawki wprowadzaj od początku miesiąca albo od nowego cyklu rozliczeniowego.
Przy klientach stałych działa dobrze podwyżka rozłożona: dla nowych zleceń od razu nowy cennik, dla stałych umów od kolejnego kwartału. Część klientów odejdzie i to jest wliczone w koszt operacji. Jeżeli podwyżka o kilkanaście procent kosztuje cię odejście jednego klienta na dziesięciu, wychodzisz na plus.
Rabaty: kiedy mają sens, a kiedy nie
Rabat to nie jest gest, tylko wydatek z twojej marży, i warto go liczyć w ten sposób. Przy usłudze z trzydziestoprocentową marżą upust dziesięcioprocentowy zabiera jedną trzecią zysku, a nie dziesiątą część.
Są sytuacje, w których rabat się opłaca: przy zleceniu wypełniającym martwy termin, przy pakiecie kilku prac wykonanych za jednym dojazdem, przy stałej umowie z gwarancją regularności oraz przy płatności z góry. We wszystkich tych przypadkach coś dostajesz w zamian.
Rabat nie ma sensu, gdy jest odpowiedzią na samo pytanie o zniżkę. Jednorazowy upust udzielony bez powodu ustawia nową cenę wyjściową na zawsze, bo klient zapamiętuje kwotę niższą, a nie okoliczności.
Zamiast obniżać cenę, obniż zakres. To jest najważniejsza zasada negocjacji w usługach. Klient prosi o niższą kwotę, ty proponujesz wariant bez części prac albo z materiałem kupionym przez klienta. Cena spada, marża zostaje.
Klient, który targuje się o każdą złotówkę
Targowanie samo w sobie nie jest problemem. Problemem jest targowanie się o każdą pozycję, powtarzane po ustaleniu ceny i wracające przy odbiorze. To zwykle zapowiada trudne rozliczenie i prośby o darmowe poprawki.
- Nie schodź z ceny w pierwszej rozmowie, nawet o złotówkę, bo to zaproszenie do dalszej licytacji
- Odpowiadaj zakresem: co mogę wyjąć z oferty, żeby zmieścić się w tej kwocie
- Podaj cenę jako całość, a szczegółowe pozycje pokaż dopiero przy pytaniu o rozbicie
- Nie porównuj się z najtańszą ofertą, wyjaśnij, co zawiera twoja i czego zwykle brakuje w tamtej
- Ustal wszystko na piśmie przed rozpoczęciem, łącznie ze stawką za prace dodatkowe
- Jeżeli negocjacje trwają dłużej niż sama wycena, potraktuj to jako sygnał ostrzegawczy
Odmowa też jest odpowiedzią. Zdanie o braku wolnych terminów w danym miesiącu jest uprzejme i wystarczające. Klient, który wybiera wykonawcę wyłącznie po najniższej kwocie, i tak odejdzie przy pierwszej podwyżce, a po drodze zostawi opinię o cenie, a nie o jakości. Jak nad tą stroną firmy panować, opisuje tekst o tym, jak zbierać opinie klientów.
Najczęstsze błędy w wycenie
Powtarzają się niezależnie od branży i wszystkie wynikają z liczenia przychodu zamiast liczenia zysku.
- Brak wliczonego dojazdu przy zleceniach poza miastem
- Wycena bez oględzin przy pracach, których zakresu nie widać na zdjęciu
- Traktowanie wpływu na konto jak własnych pieniędzy, bez odkładania na podatek i składki
- Ta sama stawka od trzech lat mimo wzrostu kosztów materiałów i paliwa
- Darmowe poprawki i drobiazgi dokładane w trakcie bez odnotowania
- Brak stawki za dojazd bezproduktywny, gdy klienta nie ma na miejscu
- Wycena pod klienta zamiast pod własne koszty
Raz na kwartał warto przeliczyć całą kalkulację od nowa, bo koszty zmieniają się szybciej niż cenniki. Szerszy obraz prowadzenia firmy usługowej, od formalności po pierwszych klientów, znajdziesz w tekście o tym, jak zacząć własną działalność usługową.