Jedna kopia to żadna kopia
Plik istniejący w jednym miejscu nie jest zabezpieczony, nawet jeśli to miejsce wydaje się solidne. Dysk w laptopie potrafi paść bez ostrzeżenia. Telefon ginie razem z torbą. Pamięć przenośna wpięta do komputera zostaje zaszyfrowana razem z nim, gdy trafi się złośliwe oprogramowanie.
Kopia to osobny egzemplarz w osobnym miejscu, aktualizowany regularnie. Dwa foldery na tym samym dysku to nie kopia. Zdjęcia w telefonie i te same zdjęcia zsynchronizowane z chmurą to już kopia, ale wciąż niepełna, bo skasowanie w telefonie usuwa je też z chmury.
Najprostszy sensowny model, który stosują firmy i który świetnie sprawdza się w domu, to trzy egzemplarze danych na dwóch różnych nośnikach, z czego jeden przechowywany poza domem. Brzmi poważnie, a w praktyce oznacza: pliki na komputerze, kopia na dysku zewnętrznym w szafie i druga kopia w chmurze.
Co archiwizować w pierwszej kolejności
Nie wszystko jest równie ważne. Filmy pobrane z internetu można odtworzyć, zdjęć z chrzcin nie. Ustal hierarchię, bo od niej zależy, ile miejsca i pieniędzy potrzebujesz.
- Zdjęcia i filmy rodzinne, w tym te z telefonu, także starsze z pamięci wewnętrznej.
- Skany dokumentów: dowód, akt urodzenia, akt małżeństwa, umowy, polisy, akty notarialne.
- Dokumentacja medyczna, wyniki badań, karty informacyjne ze szpitala.
- Dokumenty firmowe: faktury, umowy, deklaracje, pliki JPK, dokumentacja pracownicza.
- Dane potrzebne do odzyskania dostępów: kody zapasowe do logowania dwuetapowego.
- Praca własna: teksty, projekty, arkusze, prezentacje, korespondencja o wartości dowodowej.
Osobno zapisz listę usług, z których korzystasz, wraz z adresami e-mail użytymi do rejestracji. Przy odtwarzaniu życia cyfrowego po utracie telefonu to ta lista okazuje się najbardziej brakującym elementem. Bliskim ułatwia to również sprawy opisane w tekście o formalnościach po śmierci bliskiej osoby.
Dysk zewnętrzny: co daje i czego nie da
Dysk zewnętrzny jest tani w przeliczeniu na pojemność, działa bez internetu i nie wymaga abonamentu. Kopiowanie kilkuset gigabajtów zajmuje na nim kilkadziesiąt minut, a nie kilka dni jak przez łącze o słabym uploadzie. To najlepszy sposób na duże archiwum zdjęć i filmów.
Wady są dwie. Po pierwsze dzieli los mieszkania: pożar, zalanie i włamanie zabierają go razem z komputerem. Po drugie działa tylko wtedy, gdy ktoś pamięta, żeby go podłączyć. Dlatego trzymaj go w innym pomieszczeniu niż komputer, najlepiej w metalowej kasetce, i wpisz kopiowanie do kalendarza.
Orientacyjne ceny w Pabianicach i okolicy: przenośny dysk talerzowy o pojemności jednego lub dwóch terabajtów to wydatek od dwustu pięćdziesięciu do czterystu pięćdziesięciu złotych. Szybki dysk półprzewodnikowy o pojemności jednego terabajta kosztuje najczęściej od czterystu do siedmiuset złotych. Sprzęt kupisz w kategorii elektronika i AGD.
Chmura: wygoda za abonament
Chmura ma jedną przewagę, której nie da żaden dysk w domu: kopia jest fizycznie gdzie indziej i działa bez twojego udziału. Telefon wysyła zdjęcia automatycznie po podłączeniu do sieci domowej, komputer synchronizuje folder w tle. To rozwiązanie dla osób, które wiedzą, że o ręcznym kopiowaniu zapomną.
Wady to koszt cykliczny, zależność od jakości łącza przy pierwszym wysłaniu oraz kwestia prywatności. Dokumenty szczególnie wrażliwe warto przed wysłaniem spakować z hasłem. Pamiętaj też, że synchronizacja nie jest kopią: usunięcie pliku na komputerze usuwa go też w chmurze, choć zwykle da się go odzyskać z kosza w ciągu trzydziestu dni.
Rząd wielkości opłat: kilkadziesiąt do dwustu gigabajtów to zwykle od pięciu do piętnastu złotych miesięcznie, a jeden do dwóch terabajtów od dwudziestu pięciu do pięćdziesięciu złotych miesięcznie. Przy pierwszym wysyłaniu dużego archiwum liczy się prędkość wysyłania łącza, więc przyda się tekst o tym, jak wybrać internet w domu.
Jak często robić kopię
Odpowiedź brzmi: tak często, by strata materiału z okresu między kopiami była do przełknięcia. Dla zdjęć rodzinnych zwykle wystarczy raz w miesiącu, choć telefon i tak warto wysyłać do chmury codziennie automatycznie. Dla dokumentów firmowych sensowny jest rytm tygodniowy, a przy fakturowaniu codziennym nawet dzienny.
Ustal stały moment, na przykład pierwszą niedzielę miesiąca, i powiąż go z inną czynnością, którą i tak wykonujesz. Kopia zrobiona rutynowo jest warta więcej niż idealny plan realizowany raz na dwa lata. Raz na kwartał otwórz kilka plików z kopii i sprawdź, czy naprawdę się otwierają. Nieprzetestowana kopia zaskakująco często okazuje się pusta albo uszkodzona.
Prosty plan dla osoby nietechnicznej
Poniższa sekwencja wystarczy w domu i w małej firmie. Można ją wykonać jednego popołudnia, a potem wracać do niej raz w miesiącu na kwadrans.
- Włącz w telefonie automatyczne wysyłanie zdjęć do chmury i sprawdź, czy działa tylko po sieci domowej.
- Kup dysk zewnętrzny o pojemności co najmniej dwukrotnie większej niż twoje dane.
- Utwórz na komputerze jeden folder główny i wrzuć do niego wszystko, co ważne, w kilku podfolderach.
- Skopiuj ten folder na dysk zewnętrzny metodą przeciągnięcia, bez żadnych programów.
- Odłóż dysk do innego pomieszczenia, najlepiej do zamykanej szafki.
- Zapisz na kartce listę kont i adresów e-mail oraz kody zapasowe i schowaj ją razem z dokumentami.
- Wpisz do kalendarza cykliczne przypomnienie o powtórzeniu kopiowania.
Jeśli którykolwiek z tych kroków sprawia trudność, jednorazowa wizyta informatyka rozwiązuje sprawę. Konfiguracja kopii zapasowej w domu to orientacyjnie od stu pięćdziesięciu do trzystu złotych, a wykonawców znajdziesz w kategorii komputery i IT.
Odzyskiwanie danych i jego realny koszt
Gdy dysk przestaje działać, kluczowe są pierwsze godziny. Jeśli nośnik wydaje nietypowe dźwięki, stukanie albo piski, natychmiast odłącz zasilanie i nie próbuj go włączać ponownie. Każda kolejna próba uruchomienia pogłębia uszkodzenie powierzchni i podnosi cenę odzysku.
Odzyskiwanie danych dzieli się na dwa poziomy. Programowe, czyli po przypadkowym skasowaniu lub sformatowaniu, gdy elektronika i mechanika są sprawne, to zwykle koszt od trzystu do ośmiuset złotych. Odzysk po awarii mechanicznej wymaga otwarcia dysku w warunkach laboratoryjnych i kosztuje najczęściej od tysiąca do trzech tysięcy złotych, przy poważnych uszkodzeniach więcej.
Dyski półprzewodnikowe i pamięci telefonów bywają trudniejsze, bo dane są w nich szyfrowane sprzętowo, a mechanizm porządkowania komórek nadpisuje skasowane obszary. To dobra ilustracja prostej zasady: kopia zapasowa za kilkaset złotych jest zawsze tańsza niż odzysk. Gdy sprzęt nie startuje, ale dane nadal są bezcenne, pomocny bywa też tekst o tym, kiedy opłaca się naprawa laptopa, a kiedy nowy sprzęt.
Dokumenty firmowe i okresy przechowywania
Przedsiębiorca nie ma tu dowolności. Księgi podatkowe i związane z nimi dokumenty przechowuje się do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli co do zasady pięć lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to prawie sześć lat trzymania faktur wystawionych na początku roku.
Dokumentacja pracownicza dla osób zatrudnionych od dwa tysiące dziewiętnastego roku przechowywana jest przez dziesięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Przy starszych zatrudnieniach okresy bywają znacznie dłuższe. Dokumenty w formie elektronicznej muszą być czytelne i zabezpieczone przed zmianą przez cały ten czas, więc jeden dysk w szufladzie to za mało.
Jeśli korzystasz z biura rachunkowego, ustal na piśmie, kto przechowuje oryginały, a kto kopie i co dzieje się po zakończeniu współpracy. Kwestię warto omówić przy okazji decyzji opisanej w tekście biuro rachunkowe czy samodzielna księgowość, a przy starcie firmy przy zakładaniu działalności gospodarczej.
Błędy, które kosztują najwięcej
Pierwszy to trzymanie kopii na dysku stale podłączonym do komputera. Złośliwe oprogramowanie szyfrujące pliki zaszyfruje też kopię, bo widzi ją jako kolejny napęd. Dysk archiwalny podłączaj tylko na czas kopiowania.
Drugi to poleganie wyłącznie na chmurze przy jednoczesnym kasowaniu plików z komputera dla oszczędności miejsca. Trzeci to brak testu odtworzenia. Czwarty to zapisanie haseł wyłącznie w przeglądarce na tym samym urządzeniu, które może paść.
Piąty, coraz częstszy, to reagowanie na wiadomości informujące o rzekomym przepełnieniu chmury i konieczności dopłaty. Zanim klikniesz w taki link, przeczytaj, jak rozpoznać oszustwa w internecie. Warto też pamiętać, że kopia zapasowa zdjęć z ważnych uroczystości to obowiązek również po stronie zamawiającego, o czym wspominamy w tekście o tym, ile kosztuje fotograf na wydarzenie.