Cennik to zestaw decyzji, a nie tabelka
Zanim wpiszesz pierwszą kwotę, warto rozstrzygnąć kilka spraw. Czy sprzedajesz czas, czy efekt. Czy chcesz obsługiwać wielu klientów tanio, czy mniej klientów drożej. Czy dojazd jest w cenie, czy poza nią. Od tych odpowiedzi zależy cała konstrukcja, a nie od tego, ile życzy sobie konkurencja.
Cennik pełni też funkcję filtra. Dobrze ułożony odsiewa zapytania, których i tak nie chcesz obsługiwać, i skraca rozmowy telefoniczne. Źle ułożony przyciąga osoby szukające wyłącznie najniższej stawki, a te bywają najbardziej wymagające.
Ten tekst dotyczy samego cennika jako dokumentu i polityki cenowej. Jeżeli szukasz metody policzenia stawki godzinowej i marży od podstaw, zacznij od poradnika o tym, jak wycenić swoją usługę, a potem wróć tutaj.
Zanim ustalisz cenę, policz swoje koszty
Nie da się sensownie ustalić ceny bez znajomości kosztów. Wiele jednoosobowych firm zna tylko dwie liczby: składki i to, co zostało na koncie. To za mało, bo między nimi mieści się kilkanaście pozycji, które co miesiąc wychodzą niezauważone.
- składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w wariancie, który ciebie dotyczy
- obsługa księgowa, w regionie zwykle od 150 do 400 złotych miesięcznie przy małej firmie
- paliwo i eksploatacja samochodu, łącznie z ubezpieczeniem i przeglądem
- telefon, internet, ewentualny czynsz za lokal lub garaż
- narzędzia, ich serwis i wymiana zużytych elementów
- materiały zużywane przy pracy, także te drobne, jak taśmy czy środki czystości
- szkolenia, uprawnienia i ich okresowe odnawianie
- podatek dochodowy oraz rozliczenie roczne
Zsumuj to wszystko w skali roku i podziel przez liczbę miesięcy. Dopiero ta kwota mówi, ile musisz zarobić, zanim cokolwiek zostanie dla ciebie. Przy pierwszym takim rachunku wiele osób odkrywa, że pracuje taniej, niż sądziło, i wtedy warto porozmawiać z biurem rachunkowym o wyborze formy opodatkowania.
Czas pracy jest kosztem, nawet gdy nikt go nie płaci
Największa dziura w cennikach usługowych to czas, którego nie da się zafakturować. Dojazd, oględziny, przygotowanie wyceny, zamawianie materiałów, rozmowy telefoniczne, jazda po części, sprzątanie po pracy. To wszystko zajmuje godziny, a w cenniku nie występuje.
Policz uczciwie, ile godzin w tygodniu faktycznie sprzedajesz. W usługach z dojazdem rzadko wychodzi więcej niż dwadzieścia pięć do trzydziestu godzin przy pełnym obłożeniu. Reszta to obsługa własnej firmy, a musi się ona zmieścić w stawce za te godziny, które klient płaci.
Stąd bierze się sens opłat za rzeczy pozornie darmowe: za dojazd poza miasto, za oględziny, za ekspresowy termin. To nie chciwość, tylko przypisanie kosztu do tego, kto go generuje.
Ceny konkurencji: sprawdzać tak, kopiować nie
Warto wiedzieć, ile w Pabianicach i okolicznych gminach kosztuje usługa podobna do twojej. Bez tego łatwo ustawić się o połowę poniżej rynku albo znacznie powyżej, nie oferując nic, co by to uzasadniało. Rozeznanie robi się raz na rok, przeglądając ogłoszenia i cenniki publikowane przez inne firmy.
Kopiowanie cudzego cennika to jednak zły pomysł, bo nie znasz cudzych kosztów. Firma, która ma własny lokal, inny sprzęt, pracownika albo inną formę opodatkowania, może pracować przy stawce, przy której ty dołożysz do interesu. Widzisz jej cenę, nie widzisz jej rachunku.
Najniższa cena w okolicy zwykle też ma swoje wytłumaczenie: albo ktoś dopiero zaczyna i buduje portfolio, albo pracuje bez ubezpieczenia i gwarancji, albo dolicza resztę w trakcie. Zamiast się do niej równać, warto umieć wytłumaczyć klientowi, skąd bierze się różnica.
Cena od i jej pułapki
Formuła od stu złotych wygląda niewinnie i jest wygodna, bo pozwala nie zamykać się w jednej kwocie. Problem polega na tym, że klient zapamiętuje tylko liczbę, a słowo od znika. Potem, gdy usłyszy, że jego zlecenie kosztuje trzy razy tyle, czuje się wprowadzony w błąd, nawet jeśli formalnie wszystko się zgadza.
Cena od ma sens tylko wtedy, gdy podasz obok informację, co dokładnie obejmuje najniższy wariant i co go podnosi. Zdanie w rodzaju: podstawowy zakres od 150 złotych, przy większym metrażu wycena po oględzinach, jest zrozumiałe i nie tworzy fałszywej obietnicy.
Alternatywą jest podanie widełek zamiast jednej liczby. Zapis od 300 do 600 złotych działa lepiej niż od 300 złotych, bo klient z góry wie, w jakim przedziale się porusza, i nie odbiera górnej kwoty jako naciągania. Ta sama zasada obowiązuje w ofercie przygotowywanej dla konkretnego klienta.
Cennik jawny czy wycena na zapytanie
Publiczny cennik ma dwie zalety: odsiewa zapytania spoza twojego przedziału i buduje wrażenie firmy, która nie ma nic do ukrycia. Ma też wadę: usztywnia cię i pokazuje stawki konkurencji. W usługach powtarzalnych, takich jak strzyżenie, przegląd czy standardowa naprawa, jawny cennik prawie zawsze się opłaca.
Wycena na zapytanie sprawdza się tam, gdzie każde zlecenie jest inne, na przykład przy remontach, meblach na wymiar czy obsłudze księgowej firm o różnej skali. Wtedy podanie sztywnej kwoty byłoby zgadywaniem, a klient i tak potrzebuje rozmowy.
Rozwiązanie pośrednie bywa najlepsze: publikujesz ceny usług typowych i zaznaczasz, że pozostałe wyceniasz po oględzinach, podając przy tym orientacyjne widełki. Klient dostaje punkt odniesienia, a ty nie zamykasz się w kwocie, której nie da się dotrzymać.
Wycena nietypowego zlecenia
Zlecenia spoza cennika to moment, w którym najłatwiej stracić pieniądze. Klient opisuje pracę przez telefon, ty podajesz kwotę z głowy, a na miejscu okazuje się, że zakres jest dwa razy większy. Wtedy albo dokładasz do zlecenia, albo tłumaczysz się z podwyżki, i obie opcje są złe.
Bezpieczny schemat wygląda tak: przez telefon podajesz wyłącznie widełki i warunek oględzin, na miejscu spisujesz zakres, dopiero potem wysyłasz kwotę. Przy większych pracach oględziny mogą być płatne, orientacyjnie od 50 do 150 złotych, z zaliczeniem tej kwoty na poczet zlecenia, jeżeli dojdzie do skutku.
W wycenie zapisz osobno robociznę, materiały i dojazd oraz to, czego wycena nie obejmuje. Ten ostatni punkt rozwiązuje większość późniejszych sporów. Jeżeli praca ma być rozliczona umową, przemyśl też jej formę, o czym więcej w tekście o umowie o dzieło i umowie zlecenia.
Rabaty i sytuacje, w których szkodzą
Rabat udzielony bez powodu uczy klienta, że twoja cena jest umowna. Kolejnym razem zapyta o kolejny upust, a ty zaczniesz od kwoty już obniżonej. W małej firmie kilka takich rozmów potrafi zjeść całą marżę roczną.
Rabat ma sens, gdy coś dostajesz w zamian: większy zakres prac, elastyczny termin, płatność z góry, kilka zleceń naraz albo współpracę stałą. Wtedy jest to wymiana, a nie ustępstwo, i łatwo ją uzasadnić.
Zamiast obniżać cenę, często lepiej zmniejszyć zakres. Jeżeli klient ma budżet niższy o dwieście złotych, zaproponuj wariant bez elementu, który da się pominąć. Cena jednostkowa zostaje na miejscu, a klient dostaje ofertę mieszczącą się w jego możliwościach.
Podwyżka cen i jak ją komunikować
Ceny w usługach trzeba korygować, bo rosną materiały, paliwo i składki. Odkładanie podwyżki przez trzy lata kończy się skokiem o trzydzieści procent naraz, a taki skok klient odbiera znacznie gorzej niż dwie mniejsze korekty w tym samym okresie.
Stałym klientom uprzedź o zmianie z wyprzedzeniem, najlepiej miesięcznym, krótką wiadomością bez tłumaczenia się. Wystarczy podać nową stawkę, datę wejścia w życie i informację, że zlecenia już ustalone rozliczysz po starej cenie. Nie trzeba wyliczać własnych kosztów, bo to nie jest sprawa klienta.
Część osób odejdzie i to jest normalna cena tej operacji. Zwykle są to klienci najbardziej czuli na stawkę i najmniej rentowni. Zaktualizuj też przy okazji kwoty w wizytówce firmy w internecie, żeby stare ceny nie krążyły po sieci.
Najczęstsze błędy w cennikach małych firm
Pierwszy błąd to cennik bez progu minimalnego. Drobne zlecenie na dwadzieścia minut kosztuje cię dojazd, czas i papierologię, więc powinno mieć stawkę minimalną, na przykład równą jednej godzinie pracy. Bez tego małe zlecenia są realną stratą.
Drugi to brak informacji o tym, czy ceny są brutto czy netto. Przy kliencie indywidualnym podaje się kwoty brutto, przy obsłudze firm częściej netto. Niedopowiedzenie w tym miejscu kończy się nieprzyjemną rozmową przy fakturze.
Trzeci to cennik, którego nikt nie aktualizuje. Stawki sprzed trzech lat wiszące w lokalu i w sieci działają na twoją niekorzyść podwójnie: klient przychodzi z nieaktualnym oczekiwaniem, a ty zaczynasz rozmowę od tłumaczenia. Wpisz sobie w kalendarz przegląd cen raz w roku, najlepiej razem z rozliczeniem, przy okazji którego i tak sprawdzasz, czy księgowość prowadzić samodzielnie.