Najpierw decyzja: co jest nie do odtworzenia
Backup wszystkiego jest droższy i wolniejszy, a przy tym rzadko potrzebny. Zacznij od podziału danych na trzy kategorie. Pierwsza to pliki nie do odtworzenia w żaden sposób: zdjęcia rodzinne, filmy z wakacji, skany dokumentów, prace dyplomowe, archiwum firmowe. Druga to rzeczy odtwarzalne z wysiłkiem, na przykład ustawienia programów. Trzecia to dane, które w każdej chwili pobierzesz na nowo: system, gry, filmy z serwisów.
Chronisz kategorię pierwszą, ewentualnie drugą. Trzeciej nie ma sensu kopiować, bo zapełnia nośnik i wydłuża każdy przebieg. W typowym domu kategoria pierwsza mieści się w kilkudziesięciu, rzadziej kilkuset gigabajtach, a to zmienia rachunek kosztów całego przedsięwzięcia.
- zdjęcia i filmy z telefonów wszystkich domowników
- skany dowodów, umów, aktów notarialnych, dokumentacji medycznej
- dokumenty firmowe i księgowe, jeśli prowadzisz działalność
- korespondencja i pliki związane ze sprawami urzędowymi
- hasła oraz kody odzyskiwania do kont, o których zwykle nikt nie myśli
Zasada trzech kopii jako mechanizm, nie hasło
Reguła mówi, że masz mieć trzy kopie danych, na dwóch różnych rodzajach nośnika, z czego jedna poza domem. Brzmi jak slogan, ale każdy człon odpowiada na konkretne zagrożenie. Trzy kopie chronią przed awarią pojedynczego dysku. Dwa różne rodzaje nośnika chronią przed sytuacją, w której ta sama wada dotyka obu egzemplarzy z jednej partii. Kopia poza domem chroni przed pożarem, zalaniem i kradzieżą.
W praktyce domowej wygląda to zwykle tak: oryginał na laptopie, kopia na dysku zewnętrznym leżącym w szafie, kopia w chmurze albo na drugim dysku trzymanym u rodziców czy w pracy. Nie potrzebujesz serwerowni. Potrzebujesz tego, żeby żaden pojedynczy wypadek nie zabrał ci wszystkich egzemplarzy naraz.
Jeśli chcesz zacząć od najprostszego wariantu skupionego wyłącznie na fotografiach, opisujemy go osobno w tekście o kopii zapasowej zdjęć i dokumentów. Tutaj idziemy dalej, w stronę pełnego systemu domowego.
Dysk zewnętrzny i jego prawdziwa trwałość
Dysk przenośny jest najtańszym elementem układanki. Model o pojemności jednego lub dwóch terabajtów kosztuje orientacyjnie od dwustu do czterystu złotych, a szybszy dysk półprzewodnikowy o podobnej pojemności od trzystu do siedmiuset. To wydatek jednorazowy i na tym kończą się jego zalety.
Trwałość takiego nośnika bywa przeceniana. Dysk talerzowy nie znosi upadków i z czasem po prostu się zużywa, a typowy okres, po którym rozsądnie jest go wymienić, to od trzech do pięciu lat, niezależnie od tego, czy działa. Dysk półprzewodnikowy nie ma ruchomych części, ale odłożony do szuflady na kilka lat bez zasilania również potrafi tracić dane. Wniosek jest jeden: dysk to kopia, nie archiwum wieczyste.
Chmura: wygoda w zamian za abonament
Usługa chmurowa rozwiązuje problem kopii poza domem, bo dane leżą w cudzej serwerowni. Bezpłatne pakiety startowe mają zwykle od pięciu do piętnastu gigabajtów, co starcza na dokumenty i nie starcza na zdjęcia. Pakiet rzędu dwustu gigabajtów kosztuje orientacyjnie od dziesięciu do piętnastu złotych miesięcznie, a dwa terabajty od czterdziestu do sześćdziesięciu.
Policz to w skali lat, bo abonament trwa. Pięć lat pakietu dwuterabajtowego to koszt porównywalny z kilkoma dyskami zewnętrznymi. Płacisz jednak za coś, czego dysk nie da: automatyzację, dostęp z każdego urządzenia i to, że nie musisz o niczym pamiętać. Zwróć uwagę na jedno zastrzeżenie. Synchronizacja plików nie jest kopią zapasową, bo skasowanie pliku na komputerze kasuje go też w chmurze. Sprawdź, na ile dni wstecz usługa trzyma historię wersji.
Zdjęcia z telefonu, czyli miejsce, gdzie ginie najwięcej
Statystycznie najwięcej niepowtarzalnych danych powstaje dziś w telefonie i to telefon najczęściej się gubi, tłucze i kąpie. Automatyczne wysyłanie zdjęć do chmury włącz na każdym telefonie w domu, łącznie z telefonami dzieci i rodziców. To jedno ustawienie ratuje więcej niż wszystkie pozostałe zabiegi razem wzięte.
Ustaw wysyłkę tylko przez sieć bezprzewodową, żeby nie zjeść pakietu danych, i sprawdź, czy obejmuje ona również filmy oraz zrzuty ekranu. Raz na kwartał wejdź w ustawienia i spójrz na datę ostatniej udanej synchronizacji. Zdarza się, że proces stanął miesiące temu, bo skończyło się miejsce, a komunikat zniknął z ekranu i nikt go nie zauważył.
Jeśli telefon właśnie odmówił posłuszeństwa, kolejność działań opisujemy w tekście o tym, czy naprawiać telefon, czy kupić nowy. Kopia danych jest tam pierwszym krokiem, a nie ostatnim.
Automat zamiast dobrych chęci
Kopia robiona ręcznie, kiedy sobie przypomnisz, zawsze kończy się tak samo. Pierwszy miesiąc idzie dobrze, drugi gorzej, a w dniu awarii najświeższa kopia ma pół roku. Dlatego jedyny backup wart uwagi to taki, który uruchamia się sam.
Zarówno systemy komputerowe, jak i telefony mają wbudowane narzędzia do kopii działające w tle. Skonfiguruj je raz i pozwól im pracować. Ustaw harmonogram realistyczny wobec tego, jak często coś zmieniasz: dla zdjęć i dokumentów rodzinnych codziennie albo raz w tygodniu, dla archiwum, które i tak nie rośnie, raz w miesiącu.
- włącz wbudowane narzędzie kopii w systemie i wskaż mu dysk zewnętrzny
- ustaw powiadomienie o nieudanym przebiegu, żeby cisza nie oznaczała sukcesu
- zapisz w kalendarzu jedno przypomnienie na kwartał: podłącz dysk offline
- trzymaj drugi dysk poza domem i podmieniaj oba raz na kilka miesięcy
Test odtworzenia, czyli jedyny dowód, że kopia istnieje
Backup, którego nigdy nie odtwarzano, jest tylko przypuszczeniem. Ludzie odkrywają, że kopia była pusta, uszkodzona albo zaszyfrowana zapomnianym hasłem, dokładnie w tym momencie, kiedy jest już za późno. Test zajmuje kwadrans raz do roku.
Robi się to prosto. Wybierz kilka plików z różnych folderów i różnych okresów, odtwórz je na inny komputer albo do nowego katalogu, a potem otwórz. Nie sprawdzaj, czy nazwa się pojawiła, tylko czy zdjęcie się wyświetla, a dokument otwiera. Przy okazji zobaczysz, ile to trwa, co jest ważną informacją, gdy chodzi o kilkaset gigabajtów.
Dokumenty i hasła, o których nikt nie pamięta
W kategorii nie do odtworzenia mieszczą się też rzeczy, których nie ma w folderze ze zdjęciami. Skany aktów, umowy, polisy, dokumentacja medyczna, numery gwarancji. Zrób z tego jeden uporządkowany folder z czytelnymi nazwami plików i objmij go tą samą kopią co resztę.
Osobny problem to hasła i kody odzyskiwania do logowania dwuskładnikowego. Jeśli trzymasz je wyłącznie w telefonie, utrata telefonu odcina cię od kont, w tym od chmury, w której leży twoja kopia. Kody zapasowe warto mieć również w formie wydrukowanej, schowanej razem z dokumentami. To nie przesada, tylko wyjście z błędnego koła.
Uporządkowanie papierowej części archiwum domowego opisujemy w tekście o porządku w dokumentach domowych, oba systemy dobrze jest prowadzić równolegle.
Kiedy dane już zniknęły
Jeśli kopii nie było, a dysk padł, przestań go używać natychmiast. Każde kolejne uruchomienie komputera nadpisuje sektory i zmniejsza szanse odzysku. Nie instaluj też programów naprawczych na ten sam dysk, bo działają dokładnie przeciwnie do zamierzenia.
Odzysk danych z uszkodzonego nośnika to usługa specjalistyczna. Prosty przypadek, gdzie dysk jest sprawny elektronicznie, a uszkodzony jest system plików, to orientacyjnie od dwustu do sześciuset złotych. Uszkodzenie mechaniczne, wymagające otwarcia dysku w warunkach laboratoryjnych, to od tysiąca do kilku tysięcy złotych i bez gwarancji wyniku. Ta różnica kosztów jest najlepszym argumentem za kupieniem dysku za trzysta złotych zawczasu.
Kto pomoże z konfiguracją i ile to kosztuje
Ustawienie całego systemu można zlecić. Firmy z kategorii komputery i usługi informatyczne w Pabianicach robią to zwykle w ramach jednej wizyty, a orientacyjny koszt to od stu pięćdziesięciu do trzystu złotych za konfigurację kopii na dysku i w chmurze wraz z objaśnieniem, jak sprawdzać jej stan.
Przy zlecaniu zwróć uwagę na dwie rzeczy. Po pierwsze, chcesz dostać rozwiązanie, które działa bez fachowca, a nie takie, przy którym trzeba go wzywać co pół roku. Po drugie, poproś o pokazanie odtworzenia pliku na twoich oczach, jeszcze podczas wizyty. Jeśli usługodawca traktuje to jako dziwne żądanie, poszukaj kogoś innego.
Backup jest też pierwszą linią obrony przy próbach wyłudzenia i szantażu danymi, o czym piszemy w poradniku o bezpieczeństwie w internecie dla domu.