Formy obsługi i ich wpływ na cenę
Najtańsza forma to dowóz jedzenia w termosach i pojemnikach, bez obsługi. Ty odbierasz, wykładasz i sprzątasz. Przy imprezie domowej dla dwudziestu osób to rozwiązanie w pełni wystarczające.
Bufet szwedzki oznacza rozstawienie stołów, podgrzewaczy i dekoracji przez firmę, zwykle z jedną lub dwiema osobami obsługi. Goście nakładają sami. To najpopularniejszy wybór przy komuniach, chrzcinach i imprezach firmowych.
Dania serwowane do stołu wymagają kelnerów w proporcji mniej więcej jednego na piętnaście osób, harmonogramu wydawania i zaplecza. Podnosi to koszt o trzydzieści do pięćdziesięciu procent względem bufetu, ale daje zupełnie inny charakter wydarzenia.
Osobną kategorią jest finger food, czyli przekąski jedzone na stojąco. Sprawdza się przy otwarciach, konferencjach i imprezach, gdzie ludzie krążą po sali i rozmawiają, a nie siedzą przy stołach.
Ile kosztuje catering w Pabianicach
Ceny w przeliczeniu na osobę wyglądają zwykle następująco.
- Catering dowożony, bez obsługi, przekąski zimne: od 45 do 80 zł od osoby.
- Bufet zimny z przekąskami i deserem: od 70 do 120 zł od osoby.
- Bufet ciepły z dwoma daniami i przekąskami: od 100 do 180 zł od osoby.
- Dania serwowane, trzy dania z obsługą: od 150 do 300 zł od osoby.
- Finger food na wydarzenie firmowe: od 50 do 110 zł od osoby.
- Grill lub pieczony prosiak z obsługą: od 80 do 150 zł od osoby.
- Obsługa kelnerska, jedna osoba: od 250 do 450 zł za wydarzenie.
- Barman z obsługą baru: od 400 do 900 zł za wydarzenie.
- Wynajem zastawy, obrusów i podgrzewaczy: od 15 do 40 zł od osoby.
- Dowóz poza Pabianice: od 1,5 do 4 zł za kilometr.
Alkohol bywa liczony osobno albo pozostawiony klientowi. Wariant z własnym alkoholem jest zwykle dużo tańszy, ale część lokali i firm nalicza wtedy tak zwane korkowe, od 10 do 30 zł od osoby.
Ile jedzenia zamówić, przelicznik na osobę
Najczęstszy błąd to zamawianie na oko, zwykle o jedną trzecią za dużo. Sprawdzone przeliczniki na osobę dorosłą wyglądają tak.
- Przekąski zimne: od 250 do 350 gramów.
- Danie ciepłe główne z dodatkami: od 350 do 450 gramów.
- Mięso bez dodatków: od 150 do 200 gramów.
- Sałatki: od 150 do 200 gramów.
- Ciasto i desery: od 150 do 250 gramów.
- Napoje bezalkoholowe: od 1 do 1,5 litra.
- Chleb i pieczywo: od 80 do 120 gramów.
Dzieci do dwunastu lat liczy się zwykle jako pół porcji. Przy imprezie wieczornej trwającej ponad sześć godzin dolicz około dwudziestu procent więcej, bo goście wracają do stołu. Przy imprezie dwugodzinnej w środku dnia można zejść o dwadzieścia procent poniżej tych wartości.
Terminy i sezonowość
W naszej okolicy najtrudniejsze terminy to maj i czerwiec, czyli sezon komunijny i weselny, oraz grudzień z imprezami firmowymi. W tych miesiącach dobre firmy mają zajęte soboty z półrocznym wyprzedzeniem.
Przy komunii warto rezerwować zaraz po ogłoszeniu daty przez parafię, zwykle jesienią poprzedniego roku. Przy weselu standardem jest rok wcześniej.
Poza sezonem, czyli od stycznia do marca oraz we wrześniu i październiku, można negocjować. Firmy schodzą wtedy o dziesięć do dwudziestu procent, zwłaszcza w dni powszednie.
Diety, alergie i wymagania szczególne
Standardem jest dziś pytanie gości o wymagania żywieniowe przy potwierdzaniu obecności. Przyjmuje się, że przy każdej imprezie powyżej trzydziestu osób znajdzie się przynajmniej jedna osoba na diecie bezmięsnej i jedna z nietolerancją.
Firma cateringowa ma obowiązek podać informację o alergenach obecnych w potrawach. Możesz poprosić o listę na piśmie, a przy bufecie o oznaczenie dań kartonikami.
Najczęstsze wymagania to dieta wegetariańska, wegańska, bezglutenowa i bez laktozy. Warto zgłosić je co najmniej dwa tygodnie przed terminem, bo część firm zamawia wtedy inne produkty.
Przy uroczystościach rodzinnych warto pomyśleć też o gościach starszych. Dania bardzo ostre, twarde albo wymagające krojenia bywają dla nich problemem, a to rzecz, o której łatwo zapomnieć przy układaniu efektownego menu.
Umowa, zaliczka i rezygnacja
Standardem jest zaliczka od dwudziestu do trzydziestu procent przy rezerwacji terminu i dopłata na kilka dni przed wydarzeniem albo w dniu imprezy.
W umowie powinny znaleźć się: dokładna data i godziny, adres, liczba gości, menu z gramaturami, zakres obsługi, kwestia zastawy i sprzątania oraz termin ostatecznego potwierdzenia liczby osób.
Ten ostatni punkt jest kluczowy finansowo. Zwykle firma daje możliwość korekty liczby gości do siedmiu dni przed wydarzeniem, a po tym terminie płacisz za zadeklarowaną liczbę niezależnie od frekwencji.
Sprawdź też zasady rezygnacji. Rozsądny zapis przewiduje zwrot zaliczki przy odwołaniu na przykład miesiąc wcześniej i jej zatrzymanie przy odwołaniu na tydzień przed. Umowa, w której zaliczka przepada zawsze, jest po prostu gorsza.
Logistyka w dniu imprezy
Ustal godzinę wejścia obsługi na salę. Rozstawienie bufetu zajmuje zwykle od półtorej do dwóch godzin, więc firma musi mieć dostęp do lokalu odpowiednio wcześniej.
Sprawdź, czy miejsce ma zaplecze: dostęp do prądu przy stołach dla podgrzewaczy, wodę, miejsce na pojemniki transportowe. Sala bez gniazdek przy ścianie bufetu potrafi zaskoczyć w najgorszym momencie.
Ustal, kto sprząta i o której. Część firm zostawia stoły posprzątane i zabiera swój sprzęt tego samego wieczoru, część odbiera go następnego dnia, co wymaga uzgodnienia z właścicielem sali.
Ustal też jednego człowieka po Twojej stronie do kontaktu z obsługą. Gospodarz imprezy zwykle nie ma na to czasu, a firma potrzebuje kogoś, kto zdecyduje, kiedy wydać ciepłe danie.
Lista pytań przed podpisaniem
Krótka lista, którą warto mieć przy rozmowie.
- Czy cena zawiera zastawę, obrusy, podgrzewacze i dojazd?
- Ile osób obsługi będzie na miejscu i przez ile godzin?
- Jakie są gramatury poszczególnych pozycji menu?
- Kto sprząta i kiedy odbierany jest sprzęt?
- Do kiedy mogę skorygować liczbę gości?
- Czy mogę spróbować menu przed decyzją?
- Czy firma ma zatwierdzenie sanepidu i ubezpieczenie?
- Co dzieje się w razie awarii albo choroby kucharza?
Degustacja przy większych zleceniach jest zwykle możliwa, czasem odpłatna z zaliczeniem kosztu przy podpisaniu umowy. Przy imprezie na sto osób to rozsądna inwestycja.
Gdzie szukać wykonawcy
Lokale i firmy gastronomiczne z naszego terenu znajdziesz w kategorii gastronomia, a torty i słodki stół w kategorii cukiernie i piekarnie.
Przy imprezach rodzinnych przydają się też kwiaciarnie i fotografowie, a przy sprzątaniu po większym wydarzeniu kategoria sprzątanie oraz poradnik o cenach usług sprzątających.
